Cơ quan thuế tăng đối soát dữ liệu từ hóa đơn, sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển và ngân hàng, thu hẹp khoảng trống quản lý kinh doanh online. Người bán dùng nhiều tài khoản nhận tiền, nhờ người khác đứng tên hoặc gộp hóa đơn tùy tiện có nguy cơ bị truy thu, xử phạt.
Thương mại điện tử phát triển nhanh đã tạo cơ hội kinh doanh cho hàng triệu cá nhân, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, cùng với sự thuận tiện là yêu cầu ngày càng chặt chẽ về hóa đơn điện tử, kê khai doanh thu và quản lý dòng tiền. Những thói quen từng được xem là “linh hoạt”, như gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn, nhận tiền qua tài khoản cá nhân hoặc mượn tài khoản của người thân, đang trở thành yếu tố rủi ro khi dữ liệu giao dịch được kết nối và đối chiếu tự động.
Phóng viên Tạp chí Thương Trường đã có cuộc trao đổi với luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, thuộc Đoàn Luật sư TP Hà Nội, về những vấn đề người bán hàng online cần lưu ý trong bối cảnh quản lý thuế chuyển mạnh từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử.
Cơ quan thuế tăng đối soát dữ liệu từ hóa đơn, sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển và ngân hàng, thu hẹp khoảng trống quản lý kinh doanh online.
PV: Nhiều người bán online có thói quen gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn hoặc lập hóa đơn không trùng với từng giao dịch thực tế. Hành vi này tiềm ẩn những rủi ro gì, thưa luật sư?
Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Điểm cốt lõi của pháp luật về hóa đơn là hóa đơn phải phản ánh trung thực, đầy đủ và đúng thời điểm giao dịch phát sinh. Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; đối với cung cấp dịch vụ, về nguyên tắc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trừ những trường hợp đặc thù.
Pháp luật không cấm tuyệt đối việc tổng hợp nhiều giao dịch trên một hóa đơn trong mọi trường hợp. Vấn đề nằm ở chỗ việc tổng hợp đó có đúng đối tượng, đúng thời điểm, đúng giá trị và thuộc trường hợp được pháp luật cho phép hay không. Nếu người bán giao hàng ở nhiều thời điểm khác nhau nhưng đến cuối ngày, cuối tuần mới lập một hóa đơn chung, làm sai lệch thời điểm ghi nhận hoặc không phản ánh đầy đủ doanh thu, thì có thể phát sinh vi phạm về lập hóa đơn.
Rủi ro tiếp theo là doanh thu kê khai không khớp với dữ liệu quản lý. Hiện nay, cơ quan thuế có thể đối chiếu dữ liệu hóa đơn với đơn hàng trên sàn, thông tin từ đơn vị vận chuyển, tổ chức trung gian thanh toán và dòng tiền vào tài khoản ngân hàng. Khi số liệu giữa các nguồn không thống nhất, người kinh doanh có thể phải giải trình; nếu không chứng minh được, có nguy cơ bị ấn định thuế, truy thu, tính tiền chậm nộp và xử phạt.
Nếu việc gộp hóa đơn được thực hiện nhằm che giấu doanh thu, làm giảm số thuế phải nộp hoặc trì hoãn thời điểm ghi nhận doanh thu, tính chất pháp lý sẽ nghiêm trọng hơn. Tùy hành vi, mức độ và hậu quả, người vi phạm có thể bị xử lý hành chính; trường hợp đủ yếu tố cấu thành còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế.
Hóa đơn điện tử cũng là chứng cứ quan trọng trong quan hệ mua bán. Một hóa đơn không phản ánh rõ từng giao dịch có thể khiến người bán gặp khó khăn khi phát sinh tranh chấp về giao nhận, đổi trả, bảo hành hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu đối chiếu. Vì vậy, điều người bán cần quan tâm không phải là “có được gộp hay không” theo nghĩa chung chung, mà là hóa đơn có phản ánh đúng bản chất giao dịch và đúng quy định áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình hay không.
PV: Việc dùng lẫn lộn tài khoản cá nhân, tài khoản kinh doanh hoặc nhờ người thân nhận tiền bán hàng có thể dẫn tới hệ quả pháp lý nào?
Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Dòng tiền hiện là một trong những căn cứ quan trọng để cơ quan thuế đối chiếu, xác định doanh thu. Khi tiền bán hàng đi qua nhiều tài khoản, xen lẫn với giao dịch cá nhân hoặc được chuyển vào tài khoản của người thân, người kinh doanh sẽ tự đặt mình vào thế bất lợi khi phải giải trình.
Không phải mọi khoản tiền chuyển vào tài khoản đều mặc nhiên là doanh thu chịu thuế. Tuy nhiên, nếu dòng tiền có dấu hiệu liên quan đến hoạt động bán hàng nhưng không tương ứng với doanh thu đã kê khai, người nộp thuế phải cung cấp tài liệu để chứng minh nguồn gốc. Việc không lưu giữ chứng từ, không phân loại được giao dịch hoặc không giải thích được khoản tiền nhận vào có thể làm tăng nguy cơ bị cơ quan thuế xác định lại nghĩa vụ thuế theo quy định.
Mượn tài khoản của người thân không làm mất đi nghĩa vụ thuế của người trực tiếp kinh doanh. Ngược lại, cách làm này còn có thể kéo người đứng tên tài khoản vào quá trình xác minh, giải trình nguồn tiền. Nếu có dấu hiệu cố ý phân tán doanh thu hoặc che giấu hoạt động kinh doanh, đây còn có thể là tình tiết để cơ quan chức năng đánh giá bản chất, mục đích của giao dịch.
Giải pháp an toàn là sử dụng một tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh; hạn chế tối đa việc nhận tiền bán hàng qua tài khoản của người khác; đồng thời lưu trữ dữ liệu đơn hàng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và nội dung hoàn tiền, hủy đơn. Sự thống nhất giữa đơn hàng, hóa đơn và tiền thực nhận chính là căn cứ tốt nhất để bảo vệ người kinh doanh khi cần giải trình.
PV: Những sai sót nào của người bán online hiện nay dễ dẫn đến nguy cơ bị truy thu, xử phạt nhất?
Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Sai sót phổ biến là có hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu nhưng chưa thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký và nghĩa vụ thuế theo quy định. Một số người vẫn cho rằng bán qua mạng xã hội, livestream hoặc nhận đơn tự phát thì không thuộc diện quản lý. Cách hiểu này không đúng, bởi nghĩa vụ pháp lý được xác định theo bản chất hoạt động kinh doanh, doanh thu và các điều kiện luật định, chứ không chỉ dựa vào địa điểm hoặc hình thức bán hàng.
Sai sót thứ hai là kê khai thiếu doanh thu. Có trường hợp người bán chỉ tổng hợp doanh thu từ một sàn, chỉ tính đơn thu tiền khi nhận hàng nhưng bỏ sót tiền chuyển khoản trực tiếp, hoặc chia dòng tiền qua nhiều nền tảng và tài khoản. Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng được kết nối, những chênh lệch này có thể bị phát hiện qua đối soát.
Sai sót thứ ba là lập hóa đơn không đúng thời điểm, không đúng giá trị giao dịch hoặc xử lý chưa đúng đối với đơn hủy, hoàn trả, giảm giá. Ngoài ra, việc không lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầu vào, kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc còn làm phát sinh rủi ro không chỉ về thuế mà cả về quản lý thị trường và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Sai lầm lớn nhất là đánh giá thấp khả năng đối chiếu dữ liệu của cơ quan quản lý. Một giao dịch có thể để lại dấu vết ở nhiều khâu: đơn hàng, vận chuyển, thanh toán, hóa đơn và tài khoản nhận tiền. Chia nhỏ doanh thu hay dùng nhiều tài khoản không còn là cách tạo ra “vùng mờ”, mà có thể khiến hồ sơ của người kinh doanh xuất hiện nhiều dấu hiệu rủi ro hơn.
PV: Nếu vô tình kê khai thiếu doanh thu do gộp hóa đơn hoặc không kiểm soát được tiền nhận qua nhiều tài khoản, người bán cần làm gì để khắc phục?
Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Việc đầu tiên là rà soát toàn bộ doanh thu thực tế từ tất cả các kênh, gồm dữ liệu trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, đơn vị vận chuyển, hệ thống hóa đơn điện tử và sao kê các tài khoản có nhận tiền bán hàng. Cần đối chiếu theo từng khoảng thời gian, từng đơn hàng và làm rõ cả các khoản hoàn tiền, đơn hủy, tiền vay, tiền chuyển nội bộ hoặc giao dịch cá nhân để tránh xác định nhầm doanh thu.
Sau khi xác định số liệu, người nộp thuế cần chủ động khai bổ sung hồ sơ và nộp đủ số thuế còn thiếu, tiền chậm nộp nếu phát sinh, theo đúng trình tự pháp luật. Thời điểm khắc phục rất quan trọng. Việc chủ động phát hiện và sửa sai trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra, thanh tra hoặc phát hiện hành vi vi phạm có thể ảnh hưởng đến cách xem xét, xử lý từng trường hợp cụ thể.
Người bán cũng cần chấm dứt ngay cách quản lý cũ: tách tài khoản kinh doanh khỏi tài khoản cá nhân, không tiếp tục nhờ người thân nhận tiền, thiết lập quy trình lập hóa đơn và lưu trữ chứng từ. Với trường hợp doanh thu lớn, bán trên nhiều nền tảng hoặc số liệu kéo dài qua nhiều kỳ, nên làm việc với đại lý thuế, kế toán hoặc luật sư để rà soát trước khi nộp hồ sơ bổ sung.
Điều cần lưu ý là “vô tình” hay “cố ý” không chỉ được xác định theo lời trình bày của người kinh doanh mà còn dựa trên hồ sơ, diễn biến hành vi và chứng cứ. Vì vậy, chủ động khắc phục phải đi kèm dữ liệu rõ ràng, giải trình nhất quán và chấm dứt sai sót trên thực tế.
luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS
PV: Có ý kiến cho rằng quản lý chặt hóa đơn và dòng tiền sẽ làm tăng chi phí, giảm sự linh hoạt của người bán. Luật sư nhìn nhận vấn đề này như thế nào?
Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Chi phí tuân thủ có thể tăng trong ngắn hạn, nhất là với hộ kinh doanh vốn quen quản lý bằng sổ tay hoặc kinh nghiệm. Tuy nhiên, đây là xu hướng tất yếu của nền kinh tế số. Mục tiêu không chỉ là thu thuế, mà còn tạo môi trường cạnh tranh công bằng giữa doanh nghiệp, hộ kinh doanh truyền thống và người bán trên nền tảng số.
Về lâu dài, hóa đơn và dòng tiền minh bạch còn bảo vệ chính người kinh doanh. Dữ liệu rõ ràng giúp họ kiểm soát doanh thu, chi phí, hàng hoàn, công nợ và hiệu quả từng kênh bán; đồng thời giảm nguy cơ bị ấn định thuế hoặc gặp khó khăn khi giải trình. Đây cũng là cơ sở để tiếp cận tín dụng, chứng minh năng lực tài chính và mở rộng quy mô.
Tôi cho rằng người bán online nên thực hiện bốn việc. Một là hoàn tất đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng trường hợp pháp luật quy định. Hai là dành riêng tài khoản nhận, chi tiền kinh doanh. Ba là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể đối chiếu đơn hàng, hóa đơn và dòng tiền. Bốn là định kỳ rà soát số liệu; nếu mô hình phức tạp, cần sử dụng dịch vụ chuyên môn thay vì đợi đến khi cơ quan thuế yêu cầu mới xử lý.
Trong thời đại quản lý thuế bằng dữ liệu điện tử, minh bạch không còn là lựa chọn mang tính hình thức. Đó là điều kiện để hoạt động kinh doanh an toàn, có khả năng chứng minh và phát triển bền vững.
Phóng viên: Xin cảm ơn luật sư!
Quang Anh (Thực hiện)