Các thị trường nhập khẩu đang kiểm soát ngày càng sâu từ nguyên liệu, quy trình sản xuất đến bao bì, môi trường và dữ liệu truy xuất. Trong cuộc chơi mới, sản phẩm đạt chất lượng chỉ là điều kiện đầu tiên; doanh nghiệp còn phải chứng minh được sự tuân thủ của toàn bộ chuỗi.
Hồ sơ không khớp, hàng tốt vẫn có thể mắc lại
Một lô thực phẩm có thể bảo đảm chất lượng, đáp ứng yêu cầu an toàn và đã được cấp chứng nhận cần thiết. Tuy nhiên, nếu mã hàng, số lô, ngày sản xuất hoặc thông tin trên nhãn không trùng khớp với chứng từ, quá trình thông quan vẫn có thể bị kéo dài.
Đây đang là áp lực ngày càng rõ đối với doanh nghiệp thực phẩm Việt Nam khi các thị trường nhập khẩu không chỉ kiểm tra sản phẩm cuối cùng mà còn yêu cầu dữ liệu phải xuyên suốt, chính xác và có khả năng đối chiếu ở từng công đoạn.
Quy định mới của Indonesia về kiểm soát thực phẩm Halal nhập khẩu là một ví dụ. Cơ quan Tổ chức đảm bảo Sản phẩm Halal Indonesia đã ban hành Quyết định số 4/2026, nâng yêu cầu kiểm tra và xác minh đối với các sản phẩm mang chứng nhận Halal đưa vào thị trường này.
Những nhóm hàng Việt Nam chịu tác động đáng kể gồm bánh kẹo, sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, rau quả chế biến và thủy sản chế biến. Đây đều là các mặt hàng có tiềm năng xuất khẩu lớn nhưng phải đi qua chuỗi kiểm soát tương đối phức tạp.
Các thị trường nhập khẩu đang kiểm soát ngày càng sâu từ nguyên liệu, quy trình sản xuất đến bao bì, môi trường và dữ liệu truy xuất.
Khi làm thủ tục, thông tin thực tế của lô hàng phải thống nhất với mã HS, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, nhãn hàng hóa, số lô và ngày sản xuất. Nếu một dữ liệu bị nhập sai hoặc thể hiện không đồng nhất, cơ quan chức năng có thể phải kiểm tra lại, yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc tiến hành xác minh sâu hơn.
Vướng mắc vì thế không chỉ nằm ở việc sản phẩm đã đạt chuẩn Halal hay chưa. Một lô hàng muốn vào Indonesia còn liên quan đến sự phối hợp giữa nhà nhập khẩu, cơ quan quản lý Halal, đơn vị kiểm tra, tổ chức chứng nhận tại nước ngoài và hệ thống Cửa sổ đơn quốc gia Indonesia.
Càng nhiều đầu mối tham gia, yêu cầu đối với tính thống nhất của hồ sơ càng cao. Chỉ cần một bên sử dụng dữ liệu khác với những bên còn lại, tiến độ xử lý có thể bị chậm. Hệ quả là doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, logistics, thậm chí chậm giao hàng cho đối tác.
Với thực phẩm, thời gian còn ảnh hưởng trực tiếp đến hạn sử dụng và chất lượng hàng hóa. Một sự cố tưởng như nhỏ trong khâu khai báo có thể kéo theo thiệt hại lớn hơn nhiều so với chi phí sửa một bộ hồ sơ.
Do đó, doanh nghiệp không thể chờ đến lúc hàng chuẩn bị lên tàu mới rà soát giấy tờ. Việc phối hợp với đối tác nhập khẩu cần được thực hiện ngay từ khi xây dựng đơn hàng, lựa chọn tổ chức chứng nhận và chuẩn bị phương án kiểm tra, giám định.
Từng thông tin trên sản phẩm phải được kiểm tra chéo với hồ sơ trước khi xuất khẩu. Cách làm này giúp phát hiện sớm những khác biệt về tên hàng, mã sản phẩm, quy cách đóng gói, số lượng hoặc thông tin chứng nhận, tránh để sai sót chỉ lộ ra khi hàng đã tới cửa khẩu.
Câu chuyện tại Indonesia cũng phản ánh sự thay đổi chung của thương mại thực phẩm quốc tế. Trước đây, doanh nghiệp thường tập trung vào ba yếu tố chính là chất lượng, giá bán và thời gian giao hàng. Hiện nay, danh sách yêu cầu đã kéo dài sang truy xuất nguồn gốc, điều kiện lao động, sử dụng tài nguyên, phát thải, bao bì và minh bạch trong quản trị.
Thị trường vì thế không còn chỉ hỏi sản phẩm có tốt hay không, mà còn muốn biết nguyên liệu đến từ đâu, được sản xuất bằng phương pháp nào, trải qua những khâu kiểm nghiệm gì và tác động tới môi trường ra sao.
Muốn đi xa phải chuẩn hóa từ nguyên liệu
Các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới đang giúp thực phẩm Việt Nam tiếp cận nhiều thị trường và hưởng lợi về thuế quan. Tuy nhiên, cánh cửa mở rộng cũng đi kèm hệ thống tiêu chuẩn cao hơn.
Theo ông Lê Anh Hoàng, Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến thương mại và Đầu tư TP.HCM, lợi thế cạnh tranh của thực phẩm Việt không thể chỉ dựa vào sản lượng. Khả năng chế biến sâu, xây dựng thương hiệu, truy xuất nguồn gốc và đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế mới quyết định doanh nghiệp có thể duy trì thị trường lâu dài hay không.
TP.HCM thời gian qua đã triển khai các chương trình đào tạo nhân lực trong lĩnh vực công nghệ kiểm nghiệm. Đây là một khâu quan trọng bởi doanh nghiệp muốn xuất khẩu bền vững phải có khả năng kiểm soát chất lượng ngay trong quá trình sản xuất, thay vì chỉ lấy mẫu kiểm tra khi sản phẩm đã hoàn thành.
Đầu tư cho phòng kiểm nghiệm, hệ thống truy xuất và quản trị dữ liệu vì thế không nên được xem đơn thuần là khoản chi để đáp ứng thủ tục. Đây phải trở thành một phần năng lực sản xuất và cạnh tranh của doanh nghiệp.
Khi dữ liệu được quản lý thống nhất, việc chuẩn bị hồ sơ cho từng thị trường sẽ nhanh hơn. Doanh nghiệp cũng có thể phát hiện sớm vấn đề phát sinh tại vùng nguyên liệu, nhà cung cấp hoặc dây chuyền sản xuất trước khi sai sót lan sang cả lô hàng.
Trong cuộc chơi mới, sản phẩm đạt chất lượng chỉ là điều kiện đầu tiên; doanh nghiệp còn phải chứng minh được sự tuân thủ của toàn bộ chuỗi.
Yêu cầu của Liên minh châu Âu cho thấy quá trình kiểm soát đang tiến thêm một bước. Ngoài an toàn thực phẩm, doanh nghiệp còn phải chuẩn bị cho các quy định liên quan đến bao bì, thiết kế sinh thái và Hộ chiếu sản phẩm kỹ thuật số.
Với Hộ chiếu sản phẩm kỹ thuật số, doanh nghiệp không thể chỉ tự khẳng định hàng hóa thân thiện với môi trường. Những tuyên bố này phải được chứng minh bằng dữ liệu có cấu trúc, có thể truy xuất và chia sẻ giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng.
Việc hệ thống đăng ký Hộ chiếu sản phẩm kỹ thuật số của Ủy ban châu Âu đi vào hoạt động từ tháng 7/2026 cho thấy các quy định về dữ liệu đang dần được đưa từ chính sách vào thực tế. Doanh nghiệp xuất khẩu vì thế cần chuẩn bị sớm, thay vì đợi đến khi yêu cầu trở thành bắt buộc mới bắt đầu chuyển đổi.
Một hệ thống truy xuất hiệu quả phải liên kết được thông tin từ vùng nguyên liệu, nhà cung cấp, quá trình sản xuất, kết quả kiểm nghiệm, giấy chứng nhận đến từng lô hàng xuất khẩu. Mỗi bộ phận không thể lưu trữ và sử dụng một kiểu dữ liệu riêng.
Điều quan trọng là hệ thống này phải có khả năng phục vụ nhiều thị trường. Nếu mỗi khi xuất sang một quốc gia, doanh nghiệp lại xây dựng một bộ dữ liệu khác nhau, chi phí sẽ rất lớn và nguy cơ sai lệch càng cao.
Một nền tảng dữ liệu thống nhất có thể giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh khi đối tác thay đổi tiêu chuẩn. Thông tin đã được số hóa và kiểm soát từ đầu cũng giúp rút ngắn thời gian xác minh, tạo niềm tin với nhà nhập khẩu.
Bên cạnh nỗ lực của doanh nghiệp, cơ chế kiểm tra trong nước cũng cần được thiết kế theo mức độ rủi ro. Trong quá trình góp ý dự thảo Luật An toàn thực phẩm sửa đổi, Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu thủy sản Việt Nam đề xuất tần suất kiểm tra, lấy mẫu nên căn cứ vào nguy cơ của sản phẩm, yêu cầu của nước nhập khẩu và lịch sử tuân thủ của từng doanh nghiệp.
Theo hướng này, doanh nghiệp duy trì tốt các hệ thống quản lý như HACCP, ISO 22000, BRCGS hoặc FSSC 22000 có thể được giảm tần suất kiểm tra. Nguồn lực quản lý sẽ tập trung nhiều hơn vào nhóm hàng và đơn vị có nguy cơ cao.
Cách tiếp cận dựa trên rủi ro không chỉ giúp giảm chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp làm ăn nghiêm túc mà còn tạo động lực để toàn ngành nâng chất lượng quản trị. Khi doanh nghiệp nhận được lợi ích cụ thể từ việc tuân thủ tốt, đầu tư cho tiêu chuẩn sẽ trở thành nhu cầu tự thân.
Thực phẩm Việt Nam có lợi thế về nguồn nguyên liệu, sự đa dạng sản phẩm và nhiều hiệp định thương mại tự do hỗ trợ. Tuy nhiên, những lợi thế đó sẽ khó chuyển thành đơn hàng bền vững nếu chuỗi sản xuất vẫn rời rạc và dữ liệu thiếu đồng bộ.
Trong môi trường xuất khẩu ngày càng khắt khe, sản phẩm ngon, an toàn và giá cạnh tranh mới chỉ giúp doanh nghiệp bước tới cửa thị trường. Muốn hàng hóa đi sâu hơn, doanh nghiệp phải chứng minh được từng khâu tạo nên sản phẩm. Chuẩn hóa từ vùng nguyên liệu đến hồ sơ xuất khẩu vì thế không còn là việc nên làm, mà đã trở thành điều kiện để giữ khách hàng và bảo vệ đơn hàng.
Hải Nam