Cái bẫy pháp lý khi kinh doanh bằng tài khoản cá nhân

Việc dùng tài khoản ngân hàng cá nhân để nhận - chi tiền kinh doanh từng được coi là “lối tắt” tiện lợi của nhiều hộ kinh doanh, người bán hàng online. Tuy nhiên, khi cơ quan quản lý siết chặt giám sát dòng tiền, sự nhập nhằng giữa tiền cá nhân và tiền bán hàng đang trở thành rủi ro pháp lý rõ rệt, có thể dẫn tới xử phạt, thậm chí vướng vòng lao lý.

Tiện lợi trước mắt, hệ lụy về sau

Trong hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ hiện nay, việc dùng tài khoản ngân hàng cá nhân để giao dịch vẫn khá phổ biến, nhất là với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá nhân bán hàng online, livestream hay kinh doanh qua mạng xã hội. Thủ tục mở nhanh, không cần hồ sơ phức tạp, không mất phí duy trì như tài khoản doanh nghiệp khiến nhiều người coi đây là giải pháp “tiện đâu dùng đó”.

Chị Ngô Hải Yến, một người bán quần áo online tại Hà Nội, cho biết thời gian đầu chị không nghĩ đến việc tách bạch tài khoản. “Mỗi ngày vài chục đơn, tiền vào liên tục, dùng tài khoản cá nhân cho nhanh. Khi đó chỉ nghĩ bán nhỏ lẻ thì chắc không sao”, chị Yến chia sẻ.

Bên cạnh yếu tố tiện lợi, không ít người bán còn tin rằng sử dụng tài khoản cá nhân sẽ khó bị cơ quan thuế theo dõi, từ đó giảm nghĩa vụ kê khai, nộp thuế. Chính suy nghĩ này khiến nhiều người duy trì thói quen dùng một hoặc nhiều tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng trong thời gian dài, thậm chí mượn tài khoản người thân để “chia” dòng tiền.

Tuy nhiên, theo các chuyên gia, sự tiện lợi này chỉ mang tính ngắn hạn. Việc trộn lẫn dòng tiền cá nhân và dòng tiền kinh doanh sớm bộc lộ nhiều bất cập: khó kiểm soát doanh thu – chi phí – lợi nhuận, đối soát đơn hàng phức tạp, hoàn tiền rối rắm. Khi xảy ra tranh chấp, việc chứng minh đâu là tiền bán hàng, đâu là tiền chi tiêu cá nhân cũng không hề đơn giản.

Chị Phan Minh Ngọc, kinh doanh quần áo và túi xách online tại quận Hoàn Kiếm (Hà Nội), từng suýt bị ngân hàng khóa tài khoản do giao dịch dày đặc. “Tài khoản cá nhân liên tục nhận - chuyển tiền nên bị gọi xác minh. Nếu bị khóa thì mọi chi tiêu sinh hoạt của gia đình cũng bị ảnh hưởng”, chị Ngọc kể lại .

Theo ông Nguyễn Tiến Minh, Phó trưởng Thuế TP Hà Nội, hiện cơ quan thuế có thể đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn như ngân hàng, sàn thương mại điện tử, đơn vị trung gian thanh toán. “Khi một tài khoản cá nhân có dòng tiền vào, ra thường xuyên, giá trị lớn và lặp lại, việc xác định dấu hiệu kinh doanh là hoàn toàn khả thi”, ông Minh cho biết.

Thực tế, đã có không ít trường hợp tài khoản cá nhân bị tạm khóa để kiểm tra do phát sinh giao dịch bất thường. Khi đó, không chỉ hoạt động kinh doanh bị gián đoạn, mà cả các nhu cầu chi tiêu thiết yếu của cá nhân cũng bị “đóng băng”.

Từ “vùng xám” đến rủi ro pháp lý hiện hữu

Đáng lo ngại hơn, việc sử dụng tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh hiện nay không còn là “vùng xám” khó phát hiện. Trong bối cảnh quản lý thuế dựa ngày càng nhiều vào dữ liệu số, mọi giao dịch đều để lại dấu vết, tài khoản cá nhân từng được coi là “lá chắn” lại trở thành manh mối rõ ràng nhất để xác định hoạt động kinh doanh.

Anh Lương Văn Tuấn, một nhà sáng tạo nội dung số với hơn 1,2 triệu người theo dõi, đồng thời kinh doanh qua sàn thương mại điện tử và bán hàng tại nhà, cho biết việc dùng chung tài khoản cá nhân khiến anh gặp nhiều khó khăn khi kê khai doanh thu. “Tiền trên sàn đã được khấu trừ, còn tiền khách chuyển trực tiếp vào tài khoản cá nhân thì phải tự cộng lại từng khoản, rất dễ nhầm”, anh Tuấn nói.

Theo các chuyên gia pháp lý, nếu hoạt động kinh doanh có doanh thu thường xuyên, mang tính sinh lợi nhưng không kê khai hoặc cố tình che giấu doanh thu thông qua tài khoản cá nhân, hành vi này hoàn toàn có thể bị xem xét là trốn thuế. Khi số tiền trốn thuế vượt ngưỡng theo quy định, rủi ro không chỉ dừng ở xử phạt hành chính mà có thể dẫn tới khởi tố hình sự.

Những cảnh báo này đã được thể hiện rõ qua nhiều vụ án cụ thể. Mới đây, Công an tỉnh Thanh Hóa đã khởi tố, bắt tạm giam 3 người liên quan đến Công ty TNHH Thương mại vàng bạc Kim Chung về hành vi trốn thuế. Cơ quan điều tra xác định, từ năm 2020, lãnh đạo doanh nghiệp đã chỉ đạo lập hàng chục tài khoản ngân hàng cá nhân để giao dịch mua bán vàng, nhằm bỏ ngoài sổ sách kế toán khoản doanh thu rất lớn.

Chỉ riêng một tài khoản cá nhân đứng tên người cháu ruột của giám đốc doanh nghiệp đã phát sinh giao dịch khoảng 163 tỷ đồng trong hai tháng cuối năm 2024. Mở rộng điều tra cho thấy, giai đoạn 2020–2025, doanh thu thực tế của tiệm vàng này lên tới khoảng 5.000 tỷ đồng, trong khi số thuế nộp hàng tháng chỉ xấp xỉ 10 triệu đồng.

Tại Hà Nội, vụ án liên quan đến Công ty TNHH Nhà hàng Tung Dining cũng cho thấy bức tranh tương tự. Cơ quan tố tụng xác định, doanh thu thực tế của nhà hàng giai đoạn 2019–2023 đạt hơn 53 tỷ đồng, nhưng chỉ kê khai hơn 29 tỷ đồng, khiến hơn 23 tỷ đồng doanh thu bị bỏ ngoài sổ sách, gây thất thu ngân sách hơn 2,4 tỷ đồng tiền thuế.

Gần đây, Công an tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cũng khởi tố bị can đối với Trần Thị Lệ Thu để điều tra hành vi trốn thuế. Cơ quan chức năng xác định, từ năm 2020 đến tháng 5/2025, tài khoản cá nhân của bà Thu phát sinh giao dịch thanh toán tiền mua hàng hơn 72 tỷ đồng nhưng không đăng ký, không kê khai thuế.

Không chỉ dừng ở câu chuyện thuế, việc dùng tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh còn kéo theo rủi ro về bảo mật, tranh chấp và trách nhiệm pháp lý. Khi xảy ra khiếu nại, tố cáo hoặc điều tra, người đứng tên tài khoản phải chịu trách nhiệm trực tiếp, kể cả trong trường hợp cho mượn hoặc đứng tên hộ. Thực tế đã có những trường hợp người đứng tên tài khoản vướng vòng lao lý dù không trực tiếp điều hành việc kinh doanh.

Trong bối cảnh đó, Bộ Tài chính đang dự thảo Nghị định mới, đề xuất yêu cầu hộ kinh doanh phải kê khai đầy đủ tất cả các tài khoản ngân hàng liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Quy định này nhằm giúp cơ quan quản lý theo dõi, đối chiếu doanh thu phát sinh, hạn chế tình trạng che giấu dòng tiền, phù hợp với xu hướng thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến.

Theo ông Phạm Ngọc Thạch, Phó Trưởng Ban Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, việc tách bạch tài khoản không chỉ để phục vụ quản lý thuế mà còn giúp chính người kinh doanh kiểm soát tốt dòng tiền, chứng minh nghĩa vụ thuế một cách minh bạch, tránh rủi ro pháp lý về sau.

Từ một “lối tắt” được coi là tiện lợi, việc sử dụng tài khoản cá nhân để giao dịch kinh doanh đang dần bộc lộ mặt trái rõ ràng. Khi cơ quan quản lý siết chặt giám sát dòng tiền và xử lý nghiêm các hành vi trốn thuế, sự nhập nhằng giữa tiền cá nhân và tiền bán hàng không chỉ gây khó cho việc kê khai, mà còn có thể đẩy người kinh doanh vào những hệ lụy pháp lý nặng nề.

Minh bạch ngay từ dòng tiền, tách bạch tài khoản và ghi chép đầy đủ doanh thu vì thế không chỉ là yêu cầu của pháp luật, mà còn là điều kiện để hoạt động kinh doanh tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường số ngày càng chặt chẽ.

Quang Anh