Chuyển đổi số giao dịch hàng hóa: Doanh nghiệp cần quản trị rủi ro ngay từ đầu

Chuyển đổi số trong giao dịch mua bán hàng hóa đang mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro pháp lý và chứng cứ điện tử. Để số hóa thành công, doanh nghiệp không chỉ đầu tư công nghệ mà phải chủ động xây dựng hệ thống quản trị rủi ro đồng bộ ngay từ khâu thiết lập giao dịch.

Bước ngoặt quan trọng của thương mại số

Ngày 19/8, tại TP Hồ Chí Minh, nằm trong khuôn khổ Chuỗi sự kiện Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh 2026 (LMS 2026), Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP Hồ Chí Minh (ITPC) và Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) phối hợp triển khai Hội nghị “Chuyển đổi số trong giao dịch mua bán hàng hoá từ từng phần đến toàn diện”.

Phát biểu khai mạc, bà Hồ Thị Quyên - Phó Giám đốc ITPC nhận định, năm 2026 đánh dấu bước ngoặt quan trọng của thương mại số khi chuyển từ “số hoá quy trình” sang xây dựng hệ sinh thái thương mại thông minh, kết nối toàn diện. Xu hướng này mở ra cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu chi phí và tiếp cận khách hàng cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs).

Tuy nhiên, để giao dịch thương mại trên môi trường số hiệu quả, doanh nghiệp phải kiểm soát và giải quyết được các vấn đề liên quan đến hạ tầng, năng lực công nghệ, nguồn nhân lực đến các rủi ro về gian lận, bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng. Việc tăng cường trao đổi giữa các chuyên gia và cộng đồng doanh nghiệp sẽ góp phần nhận diện những vấn đề phát sinh trong thực tế, củng cố niềm tin của doanh nghiệp và hỗ trợ quá trình giao dịch mua bán hàng hoá trên môi trường số được thuận lợi, an toàn.

Tiếp nối, Luật sư Châu Việt Bắc - Phó Giám đốc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) Chi nhánh TP Hồ Chí Minh đồng ý rằng chuyển đổi số trong giao dịch mua bán hàng hoá nói riêng và các giao dịch nói chung đang trở thành yêu cầu tất yếu. Tuy vậy, việc chuyển đổi số trong bối cảnh hạ tầng công nghệ và chiến lược vận hành chưa đồng bộ giữa các doanh nghiệp dẫn đến quá trình giao dịch phát sinh nhiều rủi ro. Các rủi ro này không chỉ tồn tại trong quá trình thực hiện hợp đồng, mà còn gây ra những hệ quả phức tạp trong hoạt động giải quyết tranh chấp.

Từ thực tiễn giải quyết tại VIAC, Luật sư Châu Việt Bắc đã điểm qua một số loại tranh chấp thương mại điển hình có ứng dụng yếu tố công nghệ, điện tử; qua đó, khi giao dịch trên nền tảng số, doanh nghiệp cần cẩn trọng ngay từ khâu đàm phán hợp đồng, đồng thời chủ động kiểm soát, lưu trữ dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện để dự liệu sớm các rủi ro và không bị động khi phát sinh tranh chấp.

Số hóa giao dịch, quản trị rủi ro

Chia sẻ từ PGS.TS. Nguyễn Xuân Minh - Phó Giám đốc Thường trực Trường Đại học Ngoại thương tại TP Hồ Chí Minh - Phân hiệu tại TP Hồ Chí Minh, Trọng tài viên VIAC cho biết, trong khoảng một thập kỷ trở lại đây, chuyển đổi số đang từng bước thay đổi cách thức doanh nghiệp tìm kiếm đối tác, đàm phán, giao kết, thực hiện và giải quyết tranh chấp trong hợp đồng mua bán hàng hóa. Giao dịch chuyển dần từ giấy tờ truyền thống sang nền tảng và dữ liệu số, với AI, smart contract và blockchain thúc đẩy tự động hóa, nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng và xác thực giao dịch. Cùng với đó, chứng từ điện tử và các hệ sinh thái số liên thông ngày càng phổ biến, góp phần giảm xử lý thủ công, rút ngắn thời gian, tăng tính minh bạch và khả năng kết nối toàn cầu. Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp, email, dữ liệu hệ thống và chứng từ điện tử cũng ngày càng được sử dụng để ghi nhận và chứng minh diễn biến giao dịch. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh của công nghệ cũng đặt ra những thách thức mới khi khung pháp lý và năng lực quản trị của doanh nghiệp chưa theo kịp tốc độ số hóa.

Theo PGS.TS. Nguyễn Xuân Minh, nhiều tranh chấp không bắt nguồn từ công nghệ mà từ việc doanh nghiệp chưa có cơ chế quản trị pháp lý phù hợp, dẫn đến khó khăn trong xác định thẩm quyền, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và chứng minh giao dịch khi tranh chấp phát sinh. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản trị xuyên suốt ngay từ khi thiết lập giao dịch, bảo đảm công nghệ, quản trị và pháp lý được kết hợp đồng bộ. 

Mặt khác, LS. Vũ Lê Bằng - Luật sư Điều hành Công ty Luật TNHH Nishimura & Asahi Việt Nam, Trọng tài viên VIAC cho biết, thương mại điện tử B2B toàn cầu ngày càng mở rộng với doanh thu năm 2024 đạt khoảng 28 nghìn tỷ USD trên 45 nền kinh tế. Tại Việt Nam, chuyển đổi số trong giao dịch cũng được thúc đẩy với mục tiêu đến năm 2030, 100% doanh nghiệp sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử. Những chuyển động này cho thấy số hóa không chỉ thay đổi phương thức giao kết và thực hiện hợp đồng, mà đang từng bước làm thay đổi mô hình giao dịch và đặt ra những yêu cầu mới về hiệu lực pháp lý, xác thực, chứng cứ điện tử và quản trị rủi ro.

Làm rõ hơn về mô hình giao dịch bán điện tử, PGS. TS. Nguyễn Xuân Minh - Phó Giám đốc Thường trực Trường Đại học Ngoại thương - Phân hiệu TP Hồ Chí Minh, Trọng tài viên VIAC nhận định, giao dịch bán điện tử là hình thức phổ biến trong giai đoạn giao thời giữa truyền thống và số hóa do sự chưa đồng bộ, chưa đủ nguồn lực giữa các doanh nghiệp và một phần là do yêu cầu khác nhau của thị trường đối tác giao dịch.

Tuy vậy, sự chưa số hóa tuyệt đối này đang tạo ra sự phức tạp trong hoạt động quản trị giao dịch của doanh nghiệp, trong đó đáng chú ý là ranh giới giữa yếu tố tự động hóa và yếu tố con người. Theo PGS. TS. Nguyễn Xuân Minh, tự động hóa quy trình không đồng nghĩa với tự động hóa trách nhiệm; doanh nghiệp vẫn cần xác định rõ chủ thể đứng sau thông điệp và cơ chế phân bổ trách nhiệm khi phát sinh sự cố.

Tiếp nối phần thảo luận, Luật sư Lưu Xuân Vĩnh – Luật sư Sáng lập và Luật sư Điều hành Asia Legal, Trọng tài viên VIAC đã có những trao đổi về hình thức điện tử hóa toàn phần với giao dịch. Luật sư Vĩnh nhận định xu hướng điện tử hóa toàn phần là tất yếu, do đó, doanh nghiệp cũng cần có sự chuẩn bị từ sớm về hạ tầng và dự liệu được các rủi ro có thể phát sinh. Theo đó, dù không quá khác biệt về thành tố so với hợp đồng thông thường, nhưng các thành tố trong hợp đồng điện tử thường bị soát xét kỹ hơn về hiệu lực, giá trị pháp lý. Không chỉ vậy, việc lưu trữ và vận hành dữ liệu trên không gian số, đôi khi có sự quản lý của bên thứ ba, cũng là một trong những rủi ro mà doanh nghiệp cần chú ý kiểm soát khi bước sang giai đoạn chuyển đổi số toàn diện.

Từ thực tiễn và kinh nghiệm tiếp xúc doanh nghiệp, ông Vũ Xuân Hưng - Trưởng phòng Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - Chi nhánh Khu vực TP Hồ Chí Minh (VCCI-HCM) đã trao đổi về những rủi ro thường gặp nhất khi thực hiện giao dịch có yếu tố điện tử. Ông Hưng nhận định, sự mới mẻ của công nghệ, điện tử đã tạo ra nhiều tình huống gây tranh cãi dẫn đến hệ quả phải phân xử tại tòa án hoặc trọng tài, ví dụ như không thống nhất với nhau được về thời điểm, địa điểm giao kết; không công nhận thẩm quyền người ký, không ăn khớp được với hệ thống nền tảng…

Chuyên gia này nhấn mạnh, doanh nghiệp không nên nhìn nhận giao dịch điện tử chỉ đơn thuần là đưa giao dịch truyền thống lên môi trường số, mà nó còn đi đôi với việc thiết kế quy trình và ngăn chặn tranh chấp. Sau phần chia sẻ, ông Hưng lưu ý doanh nghiệp về 4 cột trụ phòng vệ khi bước vào giao dịch trên nền tảng điện tử bao gồm: quy chế, công cụ, lưu trữ và giải pháp tố tụng.

Nối tiếp phiên thảo luận, dưới góc độ người xét xử các tranh chấp trong giao dịch mua bán hàng hóa, Luật sư Nguyễn Công Phú - Luật sư Thành viên LNT & Partners, Trọng tài viên VIAC đã có những phân tích về sự khác biệt trong thu thập và đánh giá chứng cứ giữa tranh chấp thông thường với tranh chấp có yếu tố điện tử. Theo Luật sư Phú, để có đủ chứng cứ cho giai đoạn giải quyết tranh chấp, đặc biệt với chứng cứ điện tử, doanh nghiệp cần xây dựng phương án lưu trữ dữ liệu khoa học ngay từ thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng.

Luật sư Phú cũng lưu ý rằng, trong quá trình giải quyết tranh chấp, các chứng cứ điện tử sẽ không đương nhiên được công nhận mà sẽ được xem xét dựa trên các thuộc tính theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và tố tụng tại trọng tài hoặc Tòa án. Trong số các thuộc tính này, chuyên gia cũng lưu ý doanh nghiệp cần chú trọng đến việc chứng cứ, dữ liệu đó được tạo lập, gửi - nhận ra sao. Nếu tài liệu, dữ liệu đáp ứng các điều kiện về giá trị chứng cứ, chúng có thể trở thành căn cứ quan trọng để tòa án, trọng tài đưa ra phán quyết; ngược lại, những tài liệu không đủ giá trị chứng cứ có thể phải được bổ sung, xác minh hoặc giám định thêm.

Nguyễn Trang