Có VNeID, người dân có cần mang theo giấy tờ?

Từ ngày 28/9, giấy tờ đã tích hợp trên ứng dụng định danh quốc gia không phải nộp, xuất trình lại khi làm thủ tục. Quy định mới hứa hẹn giảm cảnh mang theo cả tập hồ sơ, nhưng hiệu quả phụ thuộc vào việc dữ liệu có được cập nhật và khai thác thông suốt tại nơi tiếp nhận hay không.

Quy định đã mở đường

Một người đến làm thủ tục hành chính, mở VNeID cho cán bộ xem giấy tờ đã tích hợp nhưng vẫn được đề nghị mang bản photocopy vào hôm sau. Tình huống ấy từ nay cần được nhìn dưới một quy định mới.

Nghị định 320/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 28/9/2026, yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công, giao dịch dân sự cùng các hoạt động khác khai thác, sử dụng danh tính điện tử, thông tin và giấy tờ đã tích hợp trên ứng dụng định danh quốc gia. Với giấy tờ đã tích hợp, bên tiếp nhận không được yêu cầu nộp hay xuất trình thêm bản chính, bản sao.

Điểm đáng chú ý nằm ở hai chữ “đã tích hợp”. Một loại giấy tờ có tên trong danh mục được phép tích hợp chưa đồng nghĩa thông tin của mọi người đã hiện trên tài khoản của họ. Theo thông tin Chính phủ công bố, danh mục kèm nghị định có 66 loại giấy tờ cấp cho cá nhân và 140 loại cấp cho cơ quan, tổ chức. Trong đó có giấy khai sinh, giấy phép lái xe, giấy đăng ký phương tiện; ở phía doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu. Đây là phạm vi giấy tờ có thể đưa lên hệ thống, không phải lời bảo đảm rằng toàn bộ đã sẵn dùng tại mọi quầy giao dịch.

Với người dân, thay đổi dễ cảm nhận nhất có thể là bớt một lần quay về nhà lấy giấy tờ, bớt khoản tiền in sao và bớt thời gian chờ. Với doanh nghiệp thường xuyên xin giấy phép, làm thủ tục liên quan đến nhiều cơ quan, lợi ích còn nằm ở việc không phải nộp đi nộp lại cùng một thông tin đã được ghi nhận.

Nghị định đặt trách nhiệm sử dụng dữ liệu lên phía tiếp nhận hồ sơ. Vì thế, câu hỏi của người đi làm thủ tục không còn đơn thuần là “tôi đã cài ứng dụng chưa”, mà là “giấy tờ cần dùng đã có trên ứng dụng và nơi tiếp nhận đã khai thác được chưa”.

Chủ trương dùng dữ liệu thay giấy tờ đã được triển khai trước đó. Chỉ đạo về phát triển hệ thống định danh và xác thực điện tử từng yêu cầu công bố hằng tháng danh mục giấy tờ đã tích hợp để sử dụng thay bản vật lý. Từ tháng 10/2025, trung tâm phục vụ hành chính công các cấp không thu thành phần hồ sơ giấy đối với 25 dịch vụ công trực tuyến thiết yếu đã cung cấp toàn trình. Nghị định mới làm rõ nguyên tắc dùng giấy tờ đã tích hợp trong nhiều loại giao dịch, song việc áp dụng vẫn cần nhìn vào từng giấy tờ, từng thủ tục cụ thể.

Thời gian cập nhật thông tin cũng được đặt ra khá cụ thể. Khi thông tin, giấy tờ có thay đổi, cơ quan cấp phải cập nhật ngay. Nếu có lý do khách quan chưa làm được tại thời điểm phát sinh, thời gian cập nhật trên ứng dụng không quá 24 giờ. Trường hợp công dân yêu cầu cập nhật trực tiếp trên ứng dụng, nghị định nêu mốc không quá năm phút. Những thời hạn này cho thấy giá trị của giấy tờ điện tử nằm cả ở độ mới và độ chính xác của dữ liệu phía sau màn hình.

Vướng ở quầy, ai xử lý?

Muốn một giấy tờ xuất hiện và được dùng đúng lúc, dữ liệu phải đi qua nhiều bước: cơ quan cấp cập nhật thông tin, hệ thống kết nối, người tiếp nhận tra cứu được và nội dung phải khớp với hồ sơ thực tế. Chỉ cần một khâu vướng, người dân có thể đứng trước quầy với giấy tờ hiển thị trên điện thoại nhưng việc giải quyết chưa trôi chảy.

Nghị định quy định giấy tờ không thuộc bí mật nhà nước được tự động đồng bộ khi cơ sở dữ liệu của cơ quan cấp đã kết nối với hệ thống định danh và xác thực điện tử. Nếu cơ quan cấp chưa có cơ sở dữ liệu, người dân hoặc tổ chức có thể gửi yêu cầu tích hợp qua ứng dụng; cơ quan có thẩm quyền xử lý, phê duyệt yêu cầu trong thời hạn năm ngày làm việc kể từ khi hệ thống nhận được.

Thực tế thủ tục cho thấy vẫn phải tính đến tình huống dữ liệu chưa khai thác được. Chẳng hạn, một thủ tục công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hướng dẫn cơ quan giải quyết lấy thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay cho bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chính thủ tục này cũng nêu phương án yêu cầu doanh nghiệp bổ sung bản sao nếu cơ quan không khai thác được hoặc khai thác không đầy đủ dữ liệu, theo quy định được dẫn chiếu.

Đây là phương án xử lý được công bố cho một thủ tục cụ thể, không nên suy rộng thành quyền mặc nhiên yêu cầu hồ sơ giấy trong mọi trường hợp.

Từ đó, điểm cần kiểm tra khi triển khai nghị định không chỉ là số người dùng VNeID, mà còn là số hồ sơ phải bổ sung giấy tờ đã có trên ứng dụng và lý do của từng trường hợp. Nếu thiếu dữ liệu, cần xác định cơ quan nào chưa cập nhật. Nếu dữ liệu đã có nhưng nơi tiếp nhận không tra cứu được, cần tìm khâu kết nối gặp vướng mắc. Còn nếu hệ thống khai thác bình thường mà người dân vẫn bị yêu cầu nộp bản sao, vấn đề thuộc về cách thực hiện quy định tại quầy.

Phân biệt được ba tình huống này mới giúp xử lý đúng chỗ, thay vì để người đi làm thủ tục tự xoay xở. Một câu trả lời chung rằng “hệ thống chưa dùng được” không cho họ biết nên chờ cập nhật, đề nghị sửa thông tin hay liên hệ cơ quan nào.

Một điểm khác cần nói rõ: nộp hồ sơ qua VNeID không có nghĩa mọi khoản phí tự động biến mất. Nghị định quy định việc miễn, giảm phí và lệ phí khi thực hiện thủ tục, dịch vụ công trực tuyến qua ứng dụng được áp dụng theo pháp luật về phí, lệ phí. Người dân cần xem mức thu được công bố cho thủ tục mình thực hiện.

Nghị định cũng bổ sung tài khoản hưởng an sinh xã hội trên ứng dụng để tích hợp tài khoản thanh toán, ví điện tử hoặc tài khoản tiền di động chính chủ phục vụ nhận các khoản chi trả. Đây là chức năng riêng, không phải điều kiện để một giấy tờ đã tích hợp được sử dụng.

Từ ngày quy định có hiệu lực đến ngày người dân thực sự bớt mang giấy là một quãng đường thực thi. Trước khi đi làm thủ tục, mỗi người có thể kiểm tra giấy tờ cần dùng đã hiển thị đúng thông tin trên ứng dụng hay chưa và xem thành phần hồ sơ công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Nếu được yêu cầu nộp lại giấy tờ đã tích hợp, nên hỏi rõ dữ liệu chưa có, chưa truy cập được hay thủ tục đang áp dụng phương án xử lý nào. Câu trả lời cụ thể ấy vừa giúp giải quyết hồ sơ trước mắt, vừa là thước đo xem lời hứa giảm giấy tờ đã đi được đến đâu.

Quốc Toản