Khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai, điều hộ kinh doanh cần làm không chỉ là nộp đúng một bộ hồ sơ. Quan trọng hơn, đây là lúc phải sắp xếp lại hàng tồn kho, tách bạch dòng tiền kinh doanh với chi tiêu cá nhân và xác định đúng phương thức kê khai ngay từ đầu để tránh sai sót về sau.
Không còn là câu chuyện “nộp bao nhiêu”, mà là “quản lý ra sao”
Tại hội thảo “Văn hóa kinh doanh gắn với chấp hành pháp luật”, kết hợp hỗ trợ hộ kinh doanh kê khai, nộp thuế quý I/2026 do VCCI phối hợp với Cục Thuế và các đơn vị liên quan tổ chức tại Hà Nội, nhiều khuyến nghị đã được đưa ra cho nhóm hộ kinh doanh đang bước vào giai đoạn chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai. Thông điệp nổi bật là việc thực hiện nghĩa vụ thuế đúng không chỉ để tránh vi phạm, mà còn là bước đầu để hình thành thói quen kinh doanh minh bạch, quản trị bài bản hơn.
Ở góc độ thực thi, đây là thay đổi có tác động rất trực tiếp. Theo thông tin hướng dẫn do hệ thống ngành Thuế công bố sau khi Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC được ban hành ngày 5/3/2026, hộ kinh doanh từ năm nay được phân nhóm theo ngưỡng doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế, kỳ kê khai và hồ sơ áp dụng. Trong đó, nhóm doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng, nhưng vẫn phải thông báo doanh thu thực tế. Nhóm trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng và nhóm trên 3 tỷ đồng là các nhóm chịu thuế theo chế độ kê khai tương ứng.
Một trong những việc được nhắc đến nhiều tại hội thảo là xử lý hàng tồn kho khi bước sang cơ chế kê khai. Ông Nguyễn Thanh Phúc, Chủ tịch HĐQT Công ty Luật và Kế toán Việt Mỹ, cho rằng đây là vấn đề khiến nhiều hộ kinh doanh lo nhất, bởi hàng hóa tồn từ trước có thể chưa đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, hướng dẫn hiện hành yêu cầu hộ kinh doanh phải lập bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị theo mẫu ban hành kèm Thông tư 18/2026/TT-BTC. Một số cổng thông tin của cơ quan thuế địa phương cũng nêu rõ nghĩa vụ gửi Bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị theo Mẫu số 01/BK-HTK.
Điểm đáng chú ý là yêu cầu này không đơn thuần để “hoàn tất giấy tờ”, mà là cơ sở để xác lập trạng thái đầu kỳ cho hoạt động kinh doanh trong giai đoạn mới. Khi tồn kho, doanh thu và chứng từ đầu vào được ghi nhận ngay từ đầu, hộ kinh doanh sẽ thuận lợi hơn trong việc theo dõi nhập - xuất - tồn, xác định doanh thu chịu thuế và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sau này. Từ góc độ quản trị, đây cũng là bước chuyển từ cách làm theo kinh nghiệm sang cách làm có số liệu.
Cùng với tồn kho, vấn đề tài khoản nhận tiền bán hàng cũng được đặt ra khá rõ. Theo nội dung phản ánh từ hội thảo, nhiều hộ kinh doanh hiện vẫn dùng tài khoản cá nhân để nhận doanh thu, khiến tiền bán hàng và tiền chi tiêu gia đình dễ bị trộn lẫn. Khuyến nghị được đưa ra là nên sử dụng tài khoản ngân hàng riêng đứng tên hộ kinh doanh và dùng thống nhất cho các giao dịch kinh doanh. Đây là chi tiết tưởng nhỏ nhưng có ý nghĩa rất lớn, bởi khi dòng tiền đã đi qua một tài khoản riêng, việc đối chiếu doanh thu, sao kê và hồ sơ thuế sẽ minh bạch hơn nhiều.
Thực tế, khi chuyển sang kê khai, câu chuyện không còn dừng ở mức “nộp bao nhiêu tiền thuế”, mà chuyển thành bài toán quản lý hoạt động kinh doanh ra sao để số liệu nhất quán. VCCI trong tài liệu hướng dẫn công bố từ cuối tháng 2 cũng nhấn mạnh yêu cầu mở sổ theo dõi doanh thu đối với hộ thuộc diện miễn thuế hoặc tính thuế theo doanh thu. Còn với hộ lựa chọn nộp thuế theo lợi nhuận, yêu cầu quản lý chặt hơn với các sổ doanh thu, chi phí, hàng hóa và dòng tiền qua ngân hàng.
Ảnh minh hoạ
Kê khai đúng từ đầu sẽ giảm rủi ro về sau
Một nội dung quan trọng khác là xác định đúng “vị trí” của mình trong nhóm doanh thu nào để áp dụng đúng cách kê khai. Mốc 500 triệu đồng/năm là ranh giới rất quan trọng, bởi đây là ngưỡng không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng. Trên ngưỡng này, hộ kinh doanh bắt đầu bước sang cơ chế kê khai với nghĩa vụ hồ sơ, sổ sách và thời hạn nộp cụ thể hơn. Với nhóm trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng, cơ quan thuế hướng dẫn kê khai theo quý; nhóm trên 3 tỷ đồng được chia tiếp thành các mức doanh thu để xác định phương pháp và thuế suất thu nhập tương ứng.
Việc xác định đúng nhóm doanh thu ngay từ đầu đặc biệt quan trọng với các hộ bán lẻ, tạp hóa, lưu trú hay kinh doanh trên nền tảng số, nơi lượng giao dịch phát sinh lớn nhưng nhân sự quản lý thường rất mỏng.
Tại hội thảo, ông Nguyễn Thanh Phúc lưu ý nhiều hộ chỉ có 1-2 người nhưng phải xử lý khối lượng hóa đơn đáng kể mỗi ngày, dễ dẫn đến xuất hóa đơn chậm hoặc sai thời điểm. Giải pháp được khuyến nghị là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử để ghi nhận giao dịch và hỗ trợ xuất hóa đơn tự động. Đây cũng là hướng đi mà VCCI và ngành Thuế đều đang nhấn mạnh trong các tài liệu hỗ trợ hộ kinh doanh năm 2026.
Từ phía cơ quan quản lý, thông điệp xuyên suốt được đưa ra là quản lý phải đi đôi với hỗ trợ. Bà Nguyễn Thu Trà, Trưởng ban Quản lý tuân thủ và Hỗ trợ người nộp thuế, nhấn mạnh kê khai đúng và đầy đủ là trách nhiệm trực tiếp của hộ kinh doanh, kể cả khi có đơn vị tư vấn hỗ trợ, người nộp thuế vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của số liệu. Cùng lúc, cơ quan thuế cho biết sẽ tiếp tục cải cách thủ tục, hỗ trợ điện tử, nhắc hạn và cảnh báo sai sót để người nộp thuế giảm lỗi kỹ thuật trong quá trình kê khai.
Nhìn rộng hơn, thay đổi lần này không chỉ là một điều chỉnh kỹ thuật về thuế. Nó phản ánh một xu hướng quản lý mới, hộ kinh doanh sẽ ngày càng được đặt trong môi trường minh bạch hơn, số hóa hơn và gần với chuẩn quản trị của doanh nghiệp hơn. Bởi vậy, ba việc tưởng như rất cụ thể gồm kê khai tồn kho, tách bạch tài khoản nhận doanh thu và xác định đúng nhóm kê khai thực chất lại là ba bước nền để hộ kinh doanh đi qua giai đoạn chuyển đổi với ít rủi ro nhất.
Hải Bình