Cấp C/O chuyển về địa phương: Áp lực tăng, thủ tục phát sinh nhiều vướng mắc

Việc phân cấp thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) về địa phương từ ngày 1/8/2026 khiến lượng hồ sơ tại một số Sở Công Thương tăng mạnh, kéo theo áp lực về nhân lực, hệ thống điện tử và sự thống nhất trong xử lý hồ sơ. Bộ Công Thương đang phối hợp với các đơn vị liên quan để xử lý hồ sơ tồn đọng, hoàn thiện quy trình và tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp xuất khẩu.

Cục Xuất nhập khẩu (Bộ Công Thương) vừa tổ chức cuộc họp với Cục Hải quan, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Sở Công Thương 34 tỉnh, thành phố, các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực và hiệp hội ngành hàng nhằm trao đổi, tháo gỡ những khó khăn phát sinh trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và cấp C/O tại địa phương.

 Cuộc họp diễn ra trong bối cảnh lượng hồ sơ chuyển về các cơ quan cấp C/O tại địa phương tăng nhanh sau khi Thông tư số 26/2026/TT-BCT có hiệu lực đối với quy định về thẩm quyền cấp C/O từ ngày 1/8/2026.

Hồ sơ cấp C/O chuyển mạnh về địa phương

Theo quy định tại Thông tư số 40/2025/TT-BCT, từ ngày 1/7/2025, Cục Xuất nhập khẩu và UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp các loại C/O và văn bản chấp thuận. Sau đó, ngày 20/5/2026, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành Thông tư số 26/2026/TT-BCT sửa đổi, bổ sung một số quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Theo đó, từ ngày 1/8/2026, Bộ Công Thương chỉ thực hiện cấp 12 mẫu C/O. Trong 13 tháng chuyển tiếp từ ngày 1/7/2025 đến ngày 1/8/2026, Bộ Công Thương và các cơ quan, tổ chức cấp C/O tại địa phương đồng thời thực hiện cấp các loại C/O và văn bản chấp thuận. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, khoảng 80% tổng số hồ sơ C/O thương nhân đề nghị cấp vẫn được thực hiện tại các cơ quan thuộc Cục Xuất nhập khẩu, trong khi khoảng 20% được thực hiện tại 34 cơ quan, tổ chức cấp ở địa phương.

Kể từ ngày 1/8/2026, khi Cục Xuất nhập khẩu dừng cấp một số mẫu C/O, lượng hồ sơ tại các địa phương tăng nhanh do doanh nghiệp chuyển hồ sơ từ các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực thuộc Cục Xuất nhập khẩu sang cơ quan cấp C/O tại địa phương. Theo bà Trần Thanh Bình, Trưởng Phòng Xuất xứ hàng hóa, Cục Xuất nhập khẩu, tỷ lệ hồ sơ được cấp tại địa phương trong 15 ngày đầu tháng 8 đã tăng khoảng 2 lần so với 7 tháng đầu năm.

Khối lượng hồ sơ tăng nhanh đặt áp lực không nhỏ lên các cơ quan cấp C/O tại địa phương. Cụ thể, tại TP. Hồ Chí Minh, Sở Công Thương đã bố trí tổ C/O gồm 7 thành viên nhưng đang phải tiếp nhận 9.056 hồ sơ, trong đó doanh nghiệp từ các tỉnh, thành phố khác chiếm hơn 50%. Để xử lý lượng hồ sơ lớn, cán bộ cấp C/O phải làm việc cả ngày nghỉ.

Tại Hà Nội, Sở Công Thương đã tiếp nhận 2.576 hồ sơ, trong đó 43% thuộc các địa phương ngoài Hà Nội, chủ yếu là C/O mẫu B và mẫu E. Sở dự kiến khối lượng hồ sơ có thể tăng lên 1.500 hồ sơ/ngày và đang đề xuất bổ sung nhân sự. Tại Quảng Ninh, lượng hồ sơ đang được xử lý khoảng 90-100 bộ/ngày. Trong khi đó, tại Lạng Sơn, số lượng doanh nghiệp đăng ký về Sở tăng 15% so với trước ngày 1/8. Đặc thù của địa phương này là khoảng 99% C/O được cấp là mẫu E, chủ yếu phục vụ hàng hóa nông sản, hoa quả xuất khẩu sang Trung Quốc.

Doanh nghiệp vướng từ hồ sơ đến hệ thống

Lượng hồ sơ tăng nhanh không phải là vấn đề duy nhất. Quá trình phân cấp còn phát sinh những vướng mắc liên quan đến thành phần hồ sơ, hồ sơ thương nhân, hệ thống điện tử, nhân lực và nghiệp vụ xử lý.

Đại diện Sở Công Thương TP. Hồ Chí Minh cho biết, trong tuần đầu triển khai, một số hồ sơ chưa bảo đảm thành phần theo quy định tại Nghị định số 31/2018/NĐ-CP. Có trường hợp bảng kê danh mục hàng hóa thiếu chữ ký, con dấu; thiếu chứng từ đính kèm như hóa đơn, bản sao căn cước công dân của hộ nông dân. Một số doanh nghiệp cũng chọn nhầm cơ quan cấp C/O do mới chuyển đổi đơn vị tiếp nhận, khiến hồ sơ phải luân chuyển hoặc trả lại nhiều lần.

Các hiệp hội ngành hàng phản ánh thêm tình trạng xử lý hồ sơ còn chậm, tỷ lệ yêu cầu bổ sung chứng từ cao. Một số trường hợp liên quan đến thay đổi địa giới hành chính, tên đơn vị hành chính hoặc cách thể hiện tên doanh nghiệp bằng tiếng Anh và tiếng Việt khiến thông tin chưa thống nhất. Đáng chú ý, có trường hợp thông tin đã có trên hệ thống hải quan hoặc hệ thống của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp vẫn được yêu cầu bổ sung chứng từ chứng minh quá trình sản xuất, hình ảnh chi tiết các công đoạn sản xuất, làm kéo dài thời gian xử lý.

Về hệ thống điện tử, doanh nghiệp phản ánh tình trạng giới hạn dung lượng và quá tải khi tải dữ liệu. Các hiệp hội đề nghị thống nhất quy trình, thành phần hồ sơ và tiêu chí khai báo, đặc biệt đối với hồ sơ điều chỉnh, bổ sung, đồng thời tổng hợp đầy đủ các nội dung cần bổ sung ngay từ đầu để tránh tình trạng doanh nghiệp phải bổ sung nhiều lần.

Bà Phan Thị Thanh Xuân, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hiệp hội Da giày - Túi xách Việt Nam cho rằng, khi phân quyền cấp C/O từ các Phòng Xuất nhập khẩu khu vực thuộc Cục Xuất nhập khẩu sang đơn vị cấp mới là Sở Công Thương các địa phương, có sự khác biệt trong quá trình xử lý hồ sơ do trước đây các Phòng Xuất nhập khẩu khu vực đã có nhiều thông tin về doanh nghiệp cũng như nắm rõ hồ sơ năng lực và kinh nghiệm của các doanh nghiệp. Trong khi đó, khi chuyển việc phân quyền về cấp C/O cho các địa phương, các cán bộ C/O phải làm quen lại từ đầu và doanh nghiệp cũng phải khai hồ sơ lại từ đầu, dẫn đến khó khăn và chậm trễ trong cấp C/O.

Theo bà Xuân, cần tăng cường trao đổi, tập huấn để các đơn vị thống nhất cách xử lý hồ sơ pháp lý. Đối với những doanh nghiệp có lịch sử xuất khẩu lâu năm và hồ sơ tốt, cần có cơ chế phân luồng phù hợp thay vì yêu cầu thực hiện lại hồ sơ như doanh nghiệp mới.

Trong giai đoạn chuyển đổi, các hiệp hội đề nghị cho phép tiếp nhận, phê duyệt hồ sơ song song hoặc áp dụng cơ chế hồ sơ thương nhân tạm thời để doanh nghiệp vẫn có thể nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O trong khi hồ sơ thương nhân đang được thẩm định.

Hoàn thiện hệ thống, thống nhất cách xử lý

Trước những khó khăn phát sinh, Cục Xuất nhập khẩu cho biết sẽ tiếp tục phối hợp với Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số để rà soát các vấn đề liên quan đến cả nội dung nghiệp vụ và kỹ thuật. Ông Trần Thanh Hải, Phó Cục trưởng Cục Xuất nhập khẩu, cho biết hệ thống cấp C/O mới đã đi vào hoạt động 8 tháng. Cục Xuất nhập khẩu đã nhiều lần đề nghị Cục Hải quan kết nối hệ thống với Cơ chế Một cửa Quốc gia và Cơ chế Một cửa ASEAN, qua đó tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp xuất khẩu, đặc biệt là doanh nghiệp xuất khẩu sang Trung Quốc. 

Theo ông Hải, Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan đã công nhận giá trị của hồ sơ giấy và hồ sơ trên môi trường điện tử là như nhau. Do đó, các Sở Công Thương cần thống nhất cách thức xử lý để đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ cho doanh nghiệp.

Liên quan đến thành phần hồ sơ và quy trình, bà Trịnh Thị Thu Hiền, Phó Cục trưởng Cục Xuất nhập khẩu, đề nghị các cơ quan, tổ chức cấp C/O trên cả nước thống nhất thực hiện theo Nghị định số 31/2018/NĐ-CP, tránh tình trạng mỗi cơ quan cấp yêu cầu thành phần hồ sơ và quy trình khác nhau.

Về hệ thống eCoSys, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số đang phối hợp với Cục Xuất nhập khẩu rà soát, thống nhất quy trình và xử lý việc các đơn vị cấp C/O có thể nhìn thấy hồ sơ thương nhân đã đăng ký tại tổ chức cấp C/O khác. Cơ chế luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ cũng đã được triển khai, trong đó có quy định về kiểm tra hồ sơ, qua đó có thể giảm thủ tục đối với các doanh nghiệp có thâm niên xuất khẩu.

Đại diện đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống eCoSys mới cho biết sẽ tiếp tục phối hợp với Cục Xuất nhập khẩu và Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số để xử lý các vấn đề kỹ thuật, đồng thời bổ sung các tiện ích nhằm tạo thuận lợi hơn cho người sử dụng.

Kết luận cuộc họp, ông Nguyễn Anh Sơn, Cục trưởng Cục Xuất nhập khẩu, đề nghị các đơn vị tập trung xử lý các hồ sơ tồn đọng, đặc biệt tại Sở Công Thương Đồng Nai và TP. Hồ Chí Minh. Đối với thương nhân đề nghị cấp C/O, mỗi mẫu C/O chỉ được đăng ký tại một tổ chức cấp. Với những thương nhân đã thực hiện số hóa và có hồ sơ trên hệ thống eCoSys, việc đăng ký không bị giới hạn bởi địa giới hành chính. Theo đó, thương nhân tại Hà Nội hoặc bất kỳ địa phương nào có thể đăng ký tại các tổ chức cấp C/O thuộc 34 tỉnh, thành phố để thực hiện cấp C/O.

Cục Xuất nhập khẩu cũng sẽ tiếp tục tổ chức tập huấn bổ sung tại khu vực phía Nam ngay trong tháng 8. Trong tuần, Cục dự kiến tổ chức đoàn công tác làm việc tại các địa phương để trao đổi, hướng dẫn và xử lý các kiến nghị liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực xuất xứ hàng hóa.

Thời gian tới, Cục Xuất nhập khẩu sẽ phối hợp với Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số rà soát các vấn đề phát sinh, trong đó Cục Xuất nhập khẩu phụ trách nội dung nghiệp vụ, còn Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số phụ trách kỹ thuật.

Việc tăng cường đào tạo nhân sự cấp C/O tại địa phương, tập huấn cho doanh nghiệp, thống nhất thành phần hồ sơ và quy trình xử lý, đồng thời hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật được kỳ vọng sẽ góp phần giảm những vướng mắc phát sinh trong quá trình phân cấp, bảo đảm thủ tục cấp C/O được thực hiện thông suốt và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp.

Trung Anh (t/h)