Doanh nghiệp kiểm soát rủi ro khi giao kết hợp đồng số ra sao?

Chuyển đổi số đang thay đổi cách doanh nghiệp giao kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế. Theo đó, doanh nghiệp cần chú trọng phân quyền, công cụ ký, lưu trữ dữ liệu và cơ chế giải quyết tranh chấp để hạn chế rủi ro pháp lý.

“4 trụ cột” để kiểm soát rủi ro khi giao kết hợp đồng số

Trao đổi về chủ đề hợp đồng mua bán hàng hóa trong thời đại chuyển đổi số, ông Vũ Xuân Hưng - Trưởng phòng Pháp chế của Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - Chi nhánh khu vực TP Hồ Chí Minh (VCCI-HCM) cho rằng việc ứng dụng công nghệ số đang ngày càng phổ biến trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế.

Tuy nhiên, trước khi bàn đến chữ ký số hay các phương thức giao kết trên môi trường điện tử, doanh nghiệp cần trang bị những kiến thức cơ bản nhất về hợp đồng truyền thống.

Theo ông Hưng, doanh nghiệp phải hiểu rõ hợp đồng mua bán hàng hóa gồm những điều khoản cơ bản nào, những nội dung nào cần được các bên thỏa thuận và cách thiết lập các điều khoản nhằm hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện.

“Trước khi chúng ta bàn đến câu chuyện ký số hay môi trường số thì bản chất của môi trường số chỉ là phương tiện để truyền tải hợp đồng. Câu chuyện cốt lõi nhất vẫn là kiến thức nền tảng về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế”, ông Hưng nhấn mạnh.

Từ đó, vị chuyên gia cho rằng khi thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa trên môi trường số, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến bốn “trụ cột”, gồm quy chế phân quyền nội bộ, công cụ xác lập giao dịch, việc lưu trữ dữ liệu và phương thức giải quyết tranh chấp.

Cụ thể, rủi ro trong giao dịch điện tử có thể bắt đầu ngay từ nội bộ doanh nghiệp nếu không có cơ chế phân quyền rõ ràng trong việc sử dụng các công cụ số. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế nội bộ quy định cụ thể ai là người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số, ai là người quản lý công cụ ký và phạm vi quyền hạn của từng cá nhân khi thực hiện các giao dịch điện tử.

Đặc biệt, cần tách bạch giữa việc tiếp nhận một thông điệp dữ liệu điện tử và việc chấp nhận nội dung của thông điệp đó. Việc doanh nghiệp nhận được một thông điệp điện tử không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã chấp thuận đề nghị hoặc giao kết hợp đồng. Quyền đưa ra quyết định chấp nhận cần được trao cho đúng người có thẩm quyền theo quy chế nội bộ. Đây chính là “lá chắn” đầu tiên giúp doanh nghiệp phòng ngừa những rủi ro phát sinh từ việc sử dụng các công cụ số không đúng thẩm quyền.

Vấn đề thứ hai là công cụ được sử dụng để thể hiện ý chí của doanh nghiệp trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng. Trên thực tế, doanh nghiệp hiện sử dụng phổ biến chữ ký điện tử và chữ ký số để xác lập giao dịch. Tuy nhiên, việc lựa chọn công cụ nào cũng cần được cân nhắc trên cơ sở tính an toàn, khả năng xác thực và truy xuất khi xảy ra tranh chấp.

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, nên ưu tiên sử dụng chữ ký số được xác thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ đủ điều kiện. Việc sử dụng công cụ có sự xác thực của bên thứ ba giúp tăng khả năng nhận diện chủ thể ký, truy xuất thông tin và chứng minh giá trị của chữ ký trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Một vấn đề khác mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là lưu trữ dữ liệu điện tử. Trong các giao dịch trên môi trường số, dữ liệu hợp đồng có thể được lưu trữ trên hệ thống nội bộ của doanh nghiệp hoặc trên nền tảng do bên thứ ba cung cấp. Khi đó, câu hỏi đặt ra là nếu dữ liệu bị mất, bị rò rỉ hoặc không thể truy xuất thì trách nhiệm thuộc về ai và doanh nghiệp sẽ lấy bằng chứng ở đâu để bảo vệ quyền lợi của mình?

Đây là một trong những rủi ro đáng chú ý hiện nay. Nhiều doanh nghiệp khi sử dụng các nền tảng hoặc dịch vụ lưu trữ trực tuyến thường chấp nhận các điều khoản sử dụng được thiết lập sẵn mà không đọc kỹ nội dung. Trong khi đó, các điều khoản này có thể giới hạn hoặc loại trừ trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ trong trường hợp xảy ra sự cố, mất hoặc rò rỉ dữ liệu. Khi tranh chấp hợp đồng phát sinh, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc truy xuất thông tin và chứng minh các giao dịch đã được xác lập trước đó.

Do đó, ông Hưng cho rằng doanh nghiệp không nên xem nhẹ các điều khoản sử dụng dịch vụ lưu trữ và cần chủ động xây dựng phương án sao lưu, quản lý và truy xuất dữ liệu hợp đồng.

Việc bảo đảm dữ liệu có thể được lưu giữ an toàn và truy xuất khi cần thiết không chỉ phục vụ hoạt động quản trị mà còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc cung cấp chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.

“Trụ cột” thứ tư được ông Hưng đề cập là xác định cơ chế giải quyết tranh chấp. Theo đó, ngay khi giao kết hợp đồng, đặc biệt là các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được thực hiện trên nền tảng số, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc nếu xảy ra tranh chấp thì cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết.

Hiện nay, hai phương thức giải quyết tranh chấp bằng tố tụng chủ yếu là thông qua hệ thống tòa án và trọng tài thương mại, ngoài ra, các bên có thể lựa chọn thương lượng hoặc hòa giải trước khi đưa vụ việc ra cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong trường hợp các bên không thể tự thương lượng hoặc hòa giải, điều khoản về cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ có ý nghĩa quyết định đối với quá trình bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đáng chú ý, với sự phát triển của công nghệ, việc giải quyết tranh chấp trực tuyến cũng đang từng bước được áp dụng.

Trong lĩnh vực trọng tài thương mại, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) đã có quy định cho phép áp dụng phương thức tố tụng trực tuyến trong quá trình giải quyết tranh chấp. Mặt khác, hệ thống tòa án cũng đã triển khai xét xử trực tuyến từ sau khi có cơ sở pháp lý cho phương thức này. Tuy nhiên, đối với các tranh chấp dân sự, kinh doanh, thương mại, nhất là tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, việc xét xử trực tuyến còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có khả năng đáp ứng về công nghệ của các bên tham gia tố tụng.

Hoàn thiện hành lang pháp lý bảo vệ các chủ thể trong giao dịch số

Bên cạnh những yêu cầu doanh nghiệp phải chủ động phòng ngừa rủi ro, ông Hưng cho rằng sự quan tâm của cơ quan quản lý Nhà nước đối với các giao dịch trên môi trường số ngày càng rõ nét.

Hệ thống pháp luật đang từng bước được hoàn thiện nhằm tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch điện tử, bảo vệ các bên tham gia thị trường, đặc biệt là những chủ thể có vị thế yếu hơn như người tiêu dùng. Một trong những vấn đề được quan tâm là trách nhiệm của các nền tảng trong việc lưu trữ và bảo đảm khả năng truy xuất dữ liệu giao dịch.

Trước đây, khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hoặc nền tảng do bên thứ ba cung cấp, người dùng thường phải chấp nhận các điều khoản được thiết lập sẵn. Trong trường hợp xảy ra sự cố, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể viện dẫn các điều khoản miễn trừ hoặc giới hạn trách nhiệm, khiến người sử dụng gặp khó khăn khi yêu cầu bồi thường hoặc truy xuất dữ liệu. Vì vậy, việc hoàn thiện các quy định về trách nhiệm của nền tảng và quyền truy xuất thông tin được xem là một trong những giải pháp quan trọng để tăng cường bảo vệ các chủ thể tham gia giao dịch điện tử.

Từ những phân tích trên, ông Hưng cho rằng chuyển đổi số mang lại nhiều thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian giao dịch và mở rộng khả năng kết nối với đối tác. Tuy nhiên, công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp có sự chuẩn bị đầy đủ về kiến thức pháp lý, quy trình quản trị nội bộ và phương án kiểm soát rủi ro.

Theo đó, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc lựa chọn nền tảng hay công cụ ký kết, mà cần bắt đầu từ nền tảng căn bản nhất là hiểu rõ hợp đồng mình đang giao kết, xác định đúng thẩm quyền của người tham gia giao dịch, bảo đảm khả năng xác thực và lưu trữ dữ liệu, đồng thời chuẩn bị phương án giải quyết tranh chấp ngay từ đầu.

Đây được xem là những điều kiện quan trọng để doanh nghiệp có thể tận dụng hiệu quả lợi ích của chuyển đổi số mà vẫn kiểm soát được các rủi ro pháp lý trong hoạt động mua bán hàng hóa, đặc biệt là trong thương mại quốc tế.

Thiên An