Rà soát chi phí hóa đơn điện tử và kê khai thuế cần tính đến cả phần mềm, nhân lực, thời gian xử lý dữ liệu. Với cơ sở bán lẻ, chuyển đổi chỉ phát huy hiệu quả khi yêu cầu quản lý được đáp ứng bằng quy trình đơn giản, phù hợp quy mô kinh doanh.
Việc Cục Thuế tổ chức đối thoại với hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ và nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho thấy một vấn đề cần được giải quyết từ thực tiễn: chi phí tuân thủ không dừng ở khoản tiền mua phần mềm hay đăng ký dịch vụ.
Đằng sau mỗi hóa đơn còn là công việc ghi nhận hàng hóa, kiểm tra doanh thu, đối chiếu thanh toán và xử lý sai sót. Với cửa hàng có ít người làm, những nhiệm vụ này có thể do chính chủ cơ sở đảm nhận, bên cạnh việc nhập hàng, bán hàng và quản lý hoạt động hằng ngày.
Trong bối cảnh đó, yêu cầu minh bạch doanh thu cần đi cùng giải pháp giảm thao tác và chi phí thực hiện. Nếu dữ liệu đã được ghi nhận điện tử nhưng người kinh doanh vẫn phải nhập lại nhiều lần, hiệu quả của chuyển đổi sẽ bị hạn chế.
Chi phí chuyển đổi tại cơ sở bán lẻ cần được tính đầy đủ từ phần mềm, thiết bị đến nhân lực và thời gian vận hành.
Gánh nặng nằm cả ngoài giá phần mềm
Tại cuộc họp, Cục trưởng Cục Thuế Mai Xuân Thành đề nghị các đơn vị lắng nghe đầy đủ phản ánh, phân tích từng khoản chi phí phát sinh và đánh giá mức độ phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh. Những vấn đề thuộc thẩm quyền cần được nghiên cứu xử lý; nội dung vượt thẩm quyền phải được tổng hợp, báo cáo để tiếp tục xem xét.
Mục tiêu là bảo đảm yêu cầu quản lý thuế, đồng thời duy trì mức chi phí tuân thủ hợp lý đối với từng nhóm cơ sở.
Cần phân biệt hai vấn đề trong quá trình này. Chuyển từ thuế khoán sang phương thức quản lý mới liên quan đến hộ, cá nhân kinh doanh trước đây áp dụng thuế khoán. Đối với siêu thị, chuỗi bán lẻ hoạt động theo mô hình doanh nghiệp và đã thực hiện kê khai thuế, nội dung cần tối ưu là chi phí hóa đơn điện tử, kết nối dữ liệu và quy trình vận hành. Không nên hiểu mọi siêu thị đều đang chuyển từ thuế khoán sang kê khai.
Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hộ, cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế từ ngày 1/1/2026. Vì vậy, ở thời điểm hiện nay, trọng tâm hỗ trợ cần đi vào những vướng mắc trong quá trình thực hiện, giúp cơ sở kinh doanh vận hành ổn định theo phương thức mới.
Ý kiến của lãnh đạo Thuế TP Hà Nội tại cuộc họp cũng chỉ ra rằng khó khăn không chỉ nằm ở phí phần mềm, dịch vụ hóa đơn điện tử mà còn ở nhân lực, thời gian và công sức người nộp thuế phải bỏ ra.
Đây là điểm cần được đặt ở trung tâm của việc rà soát. Một gói dịch vụ có giá thấp chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp nếu người sử dụng phải làm nhiều thao tác thủ công, thường xuyên cần hỗ trợ hoặc mất thời gian sửa dữ liệu.
Đặc thù bán lẻ là nhiều giao dịch có giá trị nhỏ nhưng diễn ra liên tục. Cửa hàng có thể vừa bán trực tiếp, vừa nhận đơn qua điện thoại hoặc các kênh trực tuyến, đồng thời tiếp nhận tiền mặt và chuyển khoản. Khi có đổi trả, giảm giá hoặc hủy đơn, dữ liệu bán hàng và chứng từ liên quan cần được xử lý thống nhất.
Nếu công cụ bán hàng, phần mềm hóa đơn và công việc kế toán tách rời, cùng một giao dịch có thể phải ghi nhận nhiều lần. Khi đó, cơ sở kinh doanh vừa mất thêm công sức, vừa có nguy cơ phát sinh chênh lệch giữa các hệ thống.
Với cửa hàng nhỏ, chi phí cố định còn có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong phần thu nhập còn lại. Vì vậy, đánh giá gánh nặng cần gắn với quy mô và hiệu quả kinh doanh, thay vì chỉ nhìn doanh thu hoặc số lượng hóa đơn.
Đối với chuỗi bán lẻ, bài toán lại nằm ở khả năng xử lý lượng giao dịch lớn và kết nối nhiều điểm bán. Một khoản phí nhỏ trên từng giao dịch cũng cần được tính trong tổng chi phí vận hành. Việc thiết kế giải pháp hỗ trợ do đó phải phân nhóm đối tượng, tránh dùng một cách tiếp cận cho mọi mô hình.
Hướng dẫn thực hành và đơn giản hóa thao tác giúp hộ kinh doanh giảm công sức khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Giảm thao tác để chuyển đổi mang lại lợi ích thực chất
Rà soát chi phí dịch vụ cần bắt đầu từ việc làm rõ cấu phần giá. Người sử dụng phải biết khoản nào trả một lần, khoản nào duy trì định kỳ, phần nào tính theo số lượng hóa đơn và trường hợp nào phát sinh thêm phí hỗ trợ, nâng cấp hoặc kết nối.
Thông tin càng rõ, cơ sở kinh doanh càng dễ lựa chọn sản phẩm phù hợp. Một gói dịch vụ ban đầu có giá thấp nhưng phát sinh nhiều khoản bổ sung về sau sẽ khiến việc dự toán và so sánh trở nên khó khăn.
Cũng cần phân biệt chức năng phục vụ yêu cầu bắt buộc với tiện ích quản trị được cung cấp thêm. Nhà cung cấp có thể phát triển nhiều tính năng, nhưng người kinh doanh cần được giải thích rõ nhu cầu nào thực sự cần thiết đối với mô hình của mình, tránh mua vượt khả năng sử dụng.
Quan trọng hơn, giải pháp công nghệ phải giúp giảm công việc lặp lại. Dữ liệu được ghi nhận tại khâu bán hàng cần có khả năng phục vụ việc lập hóa đơn, đối chiếu doanh thu và thực hiện nghĩa vụ liên quan trong phạm vi phù hợp. Nếu mỗi khâu vẫn yêu cầu một lần nhập riêng, lợi ích tiết kiệm thời gian sẽ khó đạt được.
Đi cùng phần mềm là hướng dẫn đủ cụ thể để người kinh doanh tự xử lý những tình huống thường gặp. Các nội dung như đổi trả hàng, điều chỉnh thông tin sai, đối chiếu thanh toán hoặc xử lý khi hệ thống gián đoạn cần được hướng dẫn thống nhất, dễ tra cứu.
Đối với cơ sở ít nhân lực, hỗ trợ đúng lúc có thể giúp giảm đáng kể thời gian ngừng bán hàng hoặc chờ xử lý. Vì vậy, chất lượng dịch vụ sau đăng ký cần được xem xét cùng giá bán, thay vì chỉ so sánh mức phí ban đầu.
Ở phía cơ quan quản lý, phản ánh từ thực tế nên được tổng hợp thành nhóm vấn đề rõ ràng: vướng do quy định, do cách hướng dẫn, do phần mềm hay do người sử dụng chưa quen. Mỗi nhóm cần cách xử lý khác nhau. Nếu nguyên nhân nằm ở quy trình phức tạp, chỉ tập huấn thêm sẽ chưa giải quyết được; nếu nằm ở công cụ thiếu phù hợp, giảm phí cũng chưa đủ.
Về lâu dài, dữ liệu bán hàng đầy đủ có thể giúp cơ sở theo dõi doanh thu, nhận diện hàng bán chậm, kiểm soát thất thoát và tổ chức việc nhập hàng hợp lý hơn. Đây là lợi ích cần được thể hiện trong vận hành thực tế để người kinh doanh thấy rõ giá trị của chuyển đổi.
Thước đo của việc giảm chi phí tuân thủ vì thế cần bao gồm cả tiền và thời gian: tổng phí phải trả có hợp lý hơn, số thao tác có ít đi, sai sót có giảm và người sử dụng có thể chủ động thực hiện công việc hay không. Khi những yếu tố này được cải thiện, minh bạch thuế sẽ gắn chặt hơn với hiệu quả kinh doanh, tạo nền tảng để cơ sở bán lẻ phát triển ổn định.
Quang Anh